Politique de confidentialité

Qui traite vos données, et à quel titre

La plateforme Kwabo est éditée par Trida Luxembourg (RCS Luxembourg B280378).

Le partage des rôles est important, parce qu’il détermine à qui vous adressez une demande. Pour les données liées à un événement (votre inscription, votre pass, vos pointages d’accès, votre profil de mise en relation, vos échanges avec les exposants), c’est l’organisateur de cet événement qui décide des finalités : il est responsable de traitement, et Trida agit pour son compte comme sous-traitant. Pour les données de compte de la plateforme et les journaux techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du service, Trida est responsable de traitement.

En pratique, vous pouvez écrire à Trida dans tous les cas : une demande qui relève de l’organisateur lui est transmise, et vous en êtes informé.

Les données traitées, surface par surface

La plateforme ne collecte pas les mêmes données selon ce que vous y faites. Le détail ci-dessous suit vos parcours réels.

• Inscription à un événement : civilité, nom, prénom, adresse électronique, organisation, fonction, pays, numéro de téléphone lorsque vous le fournissez, et les champs supplémentaires que l’organisateur a définis pour son événement (par exemple votre secteur d’activité).
• Pass et billet : un identifiant de billet et un code QR signé, qui contient l’identifiant du billet, celui de l’événement et les zones auxquelles il donne accès. Si vous ajoutez le pass à un portefeuille Apple ou Google, l’identifiant de l’appareil enregistré est conservé pour pouvoir mettre le pass à jour.
• Contrôle d’accès : à chaque scan, la date et l’heure, le point de contrôle, la zone et l’identifiant de l’appareil qui a scanné.
• Mise en relation entre participants : uniquement si vous y consentez explicitement. Sont alors traités votre fonction, vos secteurs, ce que vous recherchez et ce que vous proposez, vos demandes de rendez-vous et leur qualification, les créneaux réservés, et les messages échangés.
• Relation avec les exposants : lorsqu’un exposant scanne votre badge ou qu’un rendez-vous a lieu, il reçoit une fiche de contact. Les exports remis aux exposants sont limités aux données nécessaires à cette mise en relation.
• Paiement : le montant, la référence de la commande, la référence de l’opérateur, le statut de la transaction et ses horodatages. Aucune donnée de carte bancaire ne transite par Kwabo ni n’y est stockée, et aucun identifiant de compte de paiement ne vous est demandé : la saisie a lieu chez l’opérateur de paiement. La notification que l’opérateur nous renvoie ensuite est conservée telle quelle pour le seul diagnostic technique de l’encaissement ; elle peut comporter le numéro de téléphone mobile money ou le nom du payeur, et elle s’efface au bout de quatre-vingt-dix jours.
• Fonctionnement et sécurité : journaux d’accès contenant votre adresse IP et l’horodatage, identifiants de session, et jeton de notification de votre appareil si vous acceptez les notifications de l’application mobile.
• Vérification anti robot : à l’envoi d’un formulaire public de ce site (inscription, paiement), une vérification automatique distingue une personne d’un programme. Elle lit des signaux techniques de votre navigateur, dont votre adresse IP, et ne dépose aucun cookie de suivi publicitaire.

Pourquoi ces données sont traitées, et sur quel fondement

Chaque traitement répond à une finalité précise et repose sur une base légale identifiée.

• Exécuter votre inscription, émettre votre pass et vous donner accès à l’événement : nécessaire à l’exécution du contrat qui vous lie à l’organisateur.
• Vous informer du déroulement de l’événement (programme, changements de salle, annonces) : nécessaire à l’exécution de ce même contrat.
• Vous inscrire à l’annuaire de mise en relation, vous adresser des notifications sur votre appareil, ou vous envoyer des communications qui ne sont pas liées à votre inscription : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
• Assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude au contrôle d’accès et protéger les formulaires publics des envois automatisés : intérêt légitime de l’éditeur et de l’organisateur.
• Conserver les pièces liées aux paiements : obligation légale de conservation comptable.

Combien de temps elles sont conservées

Les durées ci-dessous courent à compter de la fin de l’événement concerné, sauf mention contraire.

• Données d’inscription, pass et pointages d’accès : trois ans après la fin de l’événement, afin de permettre à l’organisateur de préparer les événements suivants et de répondre à une réclamation. Au terme de ce délai, votre identité est anonymisée automatiquement : vos nom, coordonnées, photo et réponses sont effacés, et seuls subsistent, sans rien qui vous désigne, le pass, les pointages et la commande, pour la comptabilité et les statistiques de l’événement.
• Profil de mise en relation : jusqu’au retrait de votre consentement, qui vous retire aussitôt de l’annuaire et annule vos demandes de rendez-vous en attente. Vos rendez-vous déjà confirmés restent jusqu’à la fin de l’événement, puis vos messages et vos demandes sont anonymisés. Au plus tard trois ans.
• Réponses aux questions qui touchent à votre santé ou à vos convictions (régime alimentaire, accessibilité), que l’organisateur a marquées comme sensibles : enregistrées seulement si vous y consentez par une case dédiée, réservées à l’administrateur de l’organisateur, supprimées trente jours après la fin de l’événement.
• Fiches de contact transmises aux exposants : leur conservation relève ensuite de l’exposant, qui en devient responsable et doit vous informer de ses propres durées.
• Pièces comptables liées aux paiements : dix ans, conformément aux obligations légales de conservation. Ces pièces se limitent au prestataire d’encaissement, à la référence de la transaction, au montant, à la devise, au statut et à ses horodatages : elles ne comportent aucune donnée personnelle.
• Notification brute transmise par l’opérateur de paiement, conservée pour le seul diagnostic technique de l’encaissement : quatre-vingt-dix jours à compter de sa réception, puis effacement automatique. Elle peut contenir le numéro de téléphone mobile money ou le nom du payeur tels que l’opérateur les transmet ; passé ce délai, seules subsistent les pièces comptables décrites ci-dessus.
• Pass et badge au format PDF, préparés pour vous être envoyés : trente jours au plus après leur production, puis effacement automatique. Ils sont reproduits à la demande si vous rouvrez votre lien, et effacés sans délai si vous demandez l’effacement de vos données ou si votre nom change.
• Tentative d’inscription transmise par le site d’un partenaire, conservée pour que l’organisateur puisse vous rattraper si elle n’a pas abouti : trente jours à compter de sa réception, puis effacement automatique.
• File technique d’envoi des messages (e-mails, notifications) : un envoi terminé est effacé vingt-quatre heures après son traitement.
• Piste d’audit de la plateforme (quel compte a fait quel geste, et quand) : treize mois, puis effacement automatique.
• Journaux techniques de l’hébergeur, qui contiennent les adresses IP : sept jours. Rapports d’erreurs techniques : quatre-vingt-dix jours au plus.
• Sauvegardes de la base de données, qui servent à la restaurer après un incident : trois jours pour la restauration continue, et environ une semaine pour les copies prises avant chaque mise à jour de la plateforme, puis effacement par l’hébergeur. Une donnée effacée ou anonymisée disparaît donc aussi des sauvegardes dans ce délai.

Qui d’autre y a accès

La plateforme s’appuie sur des prestataires techniques, qui n’agissent que sur instruction et ne réutilisent pas vos données pour leur propre compte. Vos données ne sont jamais vendues, ni cédées à des fins publicitaires.

• Hébergement de la plateforme et de la base de données : Render, dans un centre de données situé dans l’Union européenne (Francfort).
• Diffusion, protection réseau, vérification anti robot des formulaires publics (Cloudflare Turnstile) et stockage des documents (pass au format PDF, images) : Cloudflare.
• Encaissement des paiements : PayDunya pour le paiement mobile et par carte en Afrique de l’Ouest, Stripe pour les cartes internationales.
• Envoi des courriers électroniques : Resend.
• Envoi des codes de connexion par SMS : Twilio ou EasySendSMS, selon le prestataire que la plateforme a retenu. Il reçoit votre numéro de téléphone et le message qui porte votre code, pour vous l’acheminer, et rien d’autre.
• Traduction automatique des contenus d’un événement : DeepL, ou un modèle de langue d’Anthropic (Claude) ou d’OpenAI, selon le service que la plateforme a retenu. Il ne reçoit que les textes que l’organisateur a rédigés pour son événement et qui doivent paraître dans l’autre langue, parmi lesquels la fonction et la biographie des intervenants, qui portent souvent leur nom. Ces textes lui sont confiés pour la seule production d’une traduction, que l’organisateur peut ensuite corriger ; aucune donnée d’inscription ni aucune donnée de participant ne lui est transmise.
• Notifications sur votre appareil : Firebase Cloud Messaging (Google) pour Android, Apple Push Notification service pour iOS.
• Pass dans Google Wallet : Google. Lorsque vous ajoutez votre pass à Google Wallet, Google reçoit votre nom tel qu’il figure sur le pass, le numéro et le type du pass, les zones auxquelles il donne accès et son code QR signé, avec le nom, les dates et le visuel de l’événement, pour afficher le pass dans votre portefeuille. Ensuite, à chaque changement du pass (nouveau code, nouveau visuel), la plateforme transmet à Google son numéro, son type et son code QR pour le tenir à jour, et seulement pour un pass dont l’ajout à Google Wallet a été demandé.
• Détection des erreurs applicatives : Sentry.
• L’organisateur de l’événement auquel vous participez, ainsi que les exposants avec lesquels vous choisissez d’échanger.

Vérification anti robot des formulaires

Les formulaires publics de ce site sont protégés par Cloudflare Turnstile, en mode invisible : la vérification s’exécute en arrière-plan, sans énigme, sans case à cocher et sans que rien ne vous soit demandé. Sa seule finalité est la sécurité du service : empêcher qu’un programme automatisé crée des inscriptions, des commandes ou des messages en série.

Pour cela, Cloudflare analyse des signaux techniques de votre navigateur : votre adresse IP, l’empreinte de la connexion sécurisée, l’identification du navigateur, l’identifiant public du widget et le domaine visité. Ces signaux servent uniquement à distinguer une personne d’un programme. Ils ne sont pas exploités à des fins publicitaires, aucun cookie de suivi publicitaire n’est déposé, et ce que vous saisissez dans le formulaire n’est ni lu ni transmis par cette vérification.

Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de l’éditeur et de l’organisateur à protéger le service. Cloudflare agit ici en sous-traitant, et décrit les données qu’il traite à cette occasion dans son Turnstile Privacy Addendum, publié à l’adresse https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/.

Mesure d’audience des pages d’inscription

Nous mesurons comment les pages d’inscription sont utilisées : combien de visites aboutissent à une inscription, combien de temps le formulaire demande, et quel champ bloque le plus souvent. Cette mesure sert à rendre les pages plus simples, et à rien d’autre.

Elle ne dépose aucun cookie, ne conserve ni votre adresse IP, ni l’identification complète de votre navigateur, ni l’adresse de la page d’où vous venez, et ne peut être rattachée ni à vous ni à votre inscription. Ce qui est conservé est volontairement grossier : la taille de votre fenêtre par paliers, l’heure à la minute, la langue et le type d’appareil. Ces informations ne permettent pas de vous identifier, y compris en les recoupant, et elles sont effacées au bout de douze mois.

Transferts hors de l’Union européenne

La plateforme et sa base de données sont hébergées dans l’Union européenne. Certaines opérations impliquent toutefois des prestataires établis hors de l’Union : l’encaissement en Afrique de l’Ouest, la distribution des notifications par Google et Apple, l’ajout d’un pass à Google Wallet, certains services de paiement internationaux, et, lorsque le prestataire retenu par la plateforme est établi hors de l’Union, l’envoi des SMS et la traduction automatique des contenus d’un événement.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par un mécanisme d’adéquation reconnu.

Vos droits, et comment les exercer

Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, et de portabilité. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause ce qui a été fait avant le retrait.

Pour exercer ces droits, écrivez à [email protected] en indiquant l’événement concerné. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois.

Le retrait du consentement à la mise en relation se fait aussi directement depuis votre profil dans l’application : votre fiche cesse alors de paraître dans l’annuaire.

La démarche pour demander la suppression de votre compte, pas à pas, est décrite sur la page « Supprimer mon compte Kwabo », accessible depuis le pied de cette page.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir une autorité de contrôle : l’Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP) au Bénin, ou la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) au Luxembourg, ou l’autorité de votre pays de résidence.

Textes applicables

La plateforme applique le Règlement général sur la protection des données (règlement UE 2016/679), la loi béninoise n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant code du numérique en République du Bénin, et la Convention de l’Union africaine sur la cybersécurité et la protection des données à caractère personnel, dite Convention de Malabo.

Modifications

Cette politique peut évoluer avec la plateforme. Toute modification est publiée sur cette page, et la date de mise à jour ci-dessus en fait foi. Un changement qui affecterait la finalité d’un traitement vous serait signalé avant sa prise d’effet.